Una vez que contamos con un concepto sólido en torno a un evento, es tiempo de pasar a la acción: programar contenidos y planear la logística.

Por: Susana Ds

Después de cerrar el primer módulo del Diplomado en Anti-producción como parte del equipo de OFFF CDMX, era tiempo de regresar a las instalaciones de Fondeadora para comenzar el segundo módulo con una de las partes más emocionantes del curso: contactar y programar al talento que deseamos tener en nuestro evento y casi paralelamente, empezar a generar mécanismos que nos hagan tener todo a la mano y no morir cuando comencemos a planear la logística.

LA LISTA DE LOS DESEOS

Para ello, Alfonso Muriedas nos recomienda contar con una “lista de deseos” del talento que deseamos que sean parte de nuestro festival, sin perder de vista que llevará una ardua tarea de negociación. Las agencias de booking saben cuándo están hablando con productores experimentados o con novatos, por ello, es importante situarnos en nuestro contexto y comenzar con bandas o talento en general adecuado para nuestro concepto y posibilidades de gestión, honorarios y producción.

La experiencia lo es todo cuando se trata cerrar con artistas, por lo que nos recomiendan no saltarnos pasos en nuestro aprendizaje e ir poco a poco. Sin embargo, no debemos olvidar que las buenas impresiones comienzan desde que redactamos un correo de contacto, y que no importa el “tamaño” del artista que queremos contactar, debemos procurar siempre ser lo más profesionales posible.

Y cuando estamos empezando, ¿qué nos hace profesionales si no contamos con experiencia o historial? Existen varias respuestas para esa pregunta. Sin embargo, la comunicación es clave. Siempre informar lo que está sucediendo. Contestar correos en tiempo y forma y estar ahí para lo que se necesite. Eso hace la diferencia entre promotores.

Otro punto que no debemos perder de vista es que estamos sujetos a un presupuesto. Aún cuando tengamos la experiencia en booking, si no contamos con los recursos necesarios, será muy difícil lograr nuestro objetivo. Por último, el factor tiempo es igual de importate que los puntos anteriores. Las negociaciones suelen tardar más de un mes y si no tenemos eso en mente, puede desfasar el desarrollo del evento.

grimes

GRIMES en NRMAL 2013. Foto: Vice

APRENDE ALGO, DINERO: EL ORDEN DE LOS FACTORES SÍ ALTERA EL PRODUCTO

Hablar de talento internacional es hablar de conversiones. Desde que hacemos nuestra parrilla de presupuesto, debemos contemplar tasas de cambio, para que esto no nos tome desprevenidos a la hora de las negociaciones y del pago al talento. Este se puede realizar pagando un anticipo y después una liquidación o con sólo pago en efectivo (siempre que no pase de los 10,000 dólares).  Aprender a distribuir el dinero y saber en qué momento pagar es todo un arte. Por ello, no olvides contar con un buen administrador en tu team o desarollar esa cualidad (puede que la primera opción sea más fácil).

 El punto es no olvidar que tener liquidez es poder. Por otro lado, ¿te has preguntado porque los programadores de festivales ponen a tus bandas favoritas a la misma hora? No es porque te odien. Al contrario. Es una táctica muy a la marketing driven que ayuda a definir quién es más competitivo en el mercado. Sin embargo, en el caso de los eventos donde el concepto es el rey, la programación es lo que motivará a sus asistentes a moverse y fluir dentro del espacio del evento.

Podemos poner como ejemplo al Festival Nrmal. Aunque existan tres escenarios (dos de ellos juntos) los horarios van a llevar a los asistentes a vivir la experiencia de una manera completamente distinta a otro festival, aunque éste último contara con el mismo talento. No olvides que el público no está obligado a ver a todas las propuestas, por muy buenas que sean. Piensa en darles un espacio para que puedan relajarse, pláticar, comer y convivir dentro del lugar. Pero sobre todo, ponle mucha atención a la programación, porque el orden sí va alterar el resultado. Eso tenlo por seguro.

bitaco

San Pedro el Cortéz en NRMAL 2013. Foto : Vice

EL ARTE DE LA LOGÍSTICA Y LA PRE-PRODUCCCIÓN

En el momento en que estamos contactanto a bandas y talento para un festival, comienza también el trabajo de pre-preoducción. Para hablar más del tema, contamos con Mónica Saldaña, Directora Operaciones del Nrmal, quien con el paso de los años ha logrado establecer una métodología eficaz para la demanda de un evento. Por ello, Saldaña siempre cuenta con archivos en Google Drive que comparte con el equipo de logística en donde se explica cuáles son los talentos, de dónde vienen, cuántos boletos de avión utilizará, cantidad de equipaje e incluso la información de los hoteles en donde se hospedarán.

Es por ello que nos recomiendan pedir al talento contratos, riders, pasaportes, material de prensa y demás en el momento que confirmen, con la intención de que ninguno de estos documentos tan importantes nos puedan hacer falta en el futuro, en donde ya no contaremos con la atención de las agencias. Otra práctica de Saldaña que podemos aprender, es enviar a todos los talentos un Manual de Producción General, en dónde se explica a detalle toda la logística del evento, con todas las indicaciones necesarias para antes, durante y después del fest.

APRENDER A DECIR NO

Por último, otro de los puntos claves para ser buenos productores es reconocer lo que sí y lo que no puedes ofrecer a tu talento. Por ello, dedica tiempo a leer las necesidades y requerimientos en sus contratos y no temas en preguntar o negociar condiciones. Deja todo claro desde el principio para que posteriormente no existan confusiones y todos los involocrados tengan una buena experiencia al trabajar con tu team.

Stay Tuned.

Discoteca  · Nodo · Fondeadora

Redacción por EL BOT

Para cerrar el Módulo 1 del Diplomado en Anti-Producción, dedicamos una sesión a la Conceptualización, un ejercicio imprescindible para aterrizar el epicentro de nuestros proyectos o eventos en un lenguaje sólido, entendible y que se pueda transmitir con claridad a través de la programación, la producción, la comunicación y la identidad visual.  La sesión se dividió en dos clases. La primera, con Alfonso Muriedas, abordó algunas técnicas creativas para el desarrollo de conceptos. En la segunda Jorge Munguía, director de Buró-Buró, nos mostró a través de ejemplos cómo podemos rehabilitar proyectos y generar dinámicas de intercambio (tanto artísticas como sociales) a través de una buena conceptualización y aprovechamiento de los recursos.

Desde la perspectiva de la Anti-Producción, un proyecto o evento bien conceptualizado puede dialogar con la investigación del Field-Configuring Event: es coherente con su contexto y aporta a su desarrollo; existen plataformas, mercados, audiencias e instituciones con las que puede vincularse y generar una base; es viable a futuro y puede construir su contenido a largo plazo. En su relización, un evento o proyecto bien conceptualizado toma en cuenta lo visto en Tournaments of Value, para generar una experiencia tanto para el público como para el talento que integra a su programación, la cual se refleja desde el contenido hasta la operación y experiencia de usuario.

whatsapp-image-2016-10-08-at-12-34-16-pm

 

Acá compartimos algunos highlights de la partipación de Alfonso Muriedas:

-La conceptualización facilita la identificación y seguimiento del proyecto ante su audiencia. Otorga bases para darle continuidad y ruta. También pone las bases para el “sense making” o el que su realización tenga sentido para su contexto y comience a jugar un papel dentro de él.

-En concreto, el concepto debe transmitirse con claridad en el nombre del evento o proyecto, su subtítulo o slogan, y la identidad/personalidad de su estilo visual y lenguaje en comunicación (boletines, social media, etc).

-Es imprescindible empaparnos e investigar desde el tema central del concepto.

El conocer a profundidad el circuito, industria, escena o nicho en el que se desarrolla el tema central y, por ende el evento/proyecto, permitirá generar su estrategia de desarrollo, una programación interesante para su nicho/industria/escena y una personalidad y función dentro de él. -Pasos sugeridos para desarrollar el concepto.

1. Preparación/Investigación. Meterse de lleno en conocer los agentes del tema de interés y la forma en la que interactúan. Reunir referencias, lecturas y modelos inspiracionales.

2. Incubación. Dejar que toda la información adquirida en el primer paso se asiente, se acomode en nuestra mente.

3. Insight. Sucede cuando la información cobra sentido  se trabaja a sí misma en un concepto.

-Una vez que el insight llegó, hay que afinar el concepto.

1. Estudiar su viabilidad (sugerimos el ejercicio de Field-Configuring Events)

2. Investigar sus oportunidades de mercado y transformarlo en un modelo de negocio.

3. Desarrollar su producción y preparación con el planteamiento de Tournaments Of Value en mente.

Y algunos apuntes la clase con Jorge Munguía:

-La estrategia de un evento/proyecto debe estar ligada a su concepto. Es importante hacer una comparativa constante entre estrategia y concepto, para hacer reajustes en uno u otro y mantener la coherencia entre discurso y operatividad.

-Al aterrizar un concepto, también hay que aterrizar sus objetivos. Los objetivos no deben traslaparse ni contradecirse, y deben ser viables a través de una estrategia, ya que son los objetivos los que definen las acciones.

-Las tácticas que integran una estrategia son habilidades o conocimientos que ayudan a cumplirlas. Entre más claras sean, mejor.

-Hay que asumir la permanencia del cambio, y que la estrategia y conceto de nuestro proyecto/evento estará en constante adaptación.

Y, después de esto, entramos de lleno en las áreas que integran la pre-producción y realización de un evento, desde el modelo del festival. Al pendiente en las bitácoras del Módulo 2.

Stay Tuned

Discoteca  · Nodo · Fondeadora

 

¿Existe una manera de prevenir quedarnos sin dinero cuando hacemos eventos? Es más, ¿existe una manera de calcular la rentabilidad de nuestros eventos? ¿Quién nos puede presentar recursos para llevar a cabo nuestro proyecto?

Por: Susana Ds 

Dinero. El tema escabroso por excelencia. Todas las ideas son posibles hasta el momento en que consultamos las cuentas del banco o los ahorros que tenemos debajo del colchón y descubrimos la terrible verdad: no tenemos el recurso monetario suficiente ni para cubrir la mitad de los costos de nuestro festival o evento ideal. Sin embargo, lo más alarmante es que solemos darnos cuenta de la falta del recurso cuando ya tenemos proyectos en marcha.

Minimizamos la importancia de los gastos hasta que estos nos aplastan. En la tercera sesión del Diplomado de Anti-producción de NODO en colaboración con Discoteca Formación en las instalaciones de Fondeadora, recibimos a Álvaro Hernández, Director Administrativo del festival MUTEK Mexico y productor especializado en administración y gestión de fondos para eventos, con un mar de preguntas en torno al manejo de los recursos financieros para hacer realidad un festival.

Al abordar el tema de los recursos financieros nos saltan muchas dudas: ¿Existe una manera de prevenir quedarnos sin dinero cuando hacemos eventos? Es más, ¿existe una manera de calcular la rentabilidad de nuestros eventos? ¿Quién nos puede presentar recursos para llevar a cabo nuestro proyecto?

anti-03

LAS FUNCIONES DE UN ADMINISTRADOR

Es importante considerar las funciones del administrador en nuestro equipo de trabajo. Este se encargará de darle claridad al proyecto, administrar recursos físicos, humanos y financieros y pensar en el futuro (¡Planeación, planeacion, planeación!). Por ello, es recomendable que la persona que desempeña este puesto no sea, a su vez,  el director general del proyecto, ya que un director siempre quiere sumar elementos para enriquecer la experiencia del asistente, mientras que el administrador buscará bajar costos y respetar el presupuesto previamente asignado.

CÓMO GENERAR PRESUPUESTOS Y NO MORIR EN EL INTENTO

El financiamiento de nuestros eventos pueden tener distintas procedencias. Desde dinero que podemos gestionar con inversionistas hasta los recursos procedentes de la barra, el costo de boleto y patrocinadores. También existen fondos proporcionados por instituciones culturales; es cuestión de estar al tanto de sus convocatorias y reunir los requisitos que se solicitan.

Álvaro recomienda que del 100% de la inversión que necesitamos para nuestro evento, siempre contemos con un 25 % para comenzar, ya que hay pagos que, si se realizan lo más pronto posible, se convierten en puntos de ahorro que podrían salirnos más caros y desequilibrar nuestro presupuesto si los dejamos para después. Al empezar a generar presupuestos y panoramas financieros, es necesario conocer en qué vamos a gastar y para qué. Por ello, realizar un organigrama de nuestro equipo de trabajo y sus funciones, nos ayudará a tener claridad del cómo se está ejecutando el evento en cuestión.

Después de generar este panorama, lo siguiente es saber cuánto cuesta cada recurso que utilizamos en nuestra producción. No importa que no generemos nómina o no paguemos locaciones porque tenemos alianzas previamente trabajadas. Todo tiene un costo y es necesario contabilizarlo. También es importante no asustarnos ante los números. Hacer un evento, por muy pequeño que este sea, es una inversión y por lo tanto, los presupuestos pueden generar números con muchos ceros de por medio. Debemos acostumbrarnos a trabajar grandes cantidades de dinero sin miedo.

anti-03-02

Por otro lado, es necesario generar una ruta de la utilidad que tendremos al realizar la producción y ajustar esta cantidad a los diferentes escenarios que se puedan presentar. Es decir, en un escenario ideal, venderíamos todos los tickets de nuestro show, tendríamos sold out en barras y los patrocinadores cubrirían su parte en tiempo y forma. Sin embargo, no tenemos asegurado que ese escenario suceda. Por eso, debemos generar un prepuesto lo más realista posible, que no generé sorpresas negativas en la ejecución.

TOLERANCIA A LA FRUSTRACIÓN

Lo cierto es que la práctica hace al maestro. Por más que hagamos una planeación o presupuestos, siempre existirán riesgos. Esto nos hizo preguntarnos ¿cuál es el perfil de una persona que busqué realizar producciones? Dentro de las miles de respuestas que podemos generar, encontramos que a las personas que les llame la atención todo los movimientos y la energía de un evento deben contar con paciencia, tolerancia a la frustración y mucha visión. Debe saber cómo administrar su energía para las largas jornadas laborales que no respetarán horarios de oficina y definitivamente, estar convencido del por qué y para qué de lo que se está haciendo. ¿Cuántas de estás características tienes? ¿Te gustaría desarrollarlas?

Stay Tuned

Discoteca  · Nodo · Fondeadora

Cuando nos ponemos en mood creativo y fluye la pasión, suele ser difícil racionalizar nuestras ideas y solemos olvidarnos de esos factores que pueden actuar en nuestro favor en vez de ser nuestros enemigos: los objetivos, el tiempos y los costos son las tres variables que no debemos olvidar cuando arranquemos la planeación de nuestro evento.

Por: Susana Ds

Este sábado 3 de septiembre tuvimos nuestra segunda sesión del diplomado de Anti-producción en las oficinas de Fondeadora, un espacio orgánico y lúdico que permitió que las nuevas ideas fluyeran. En esta ocasión, Álvaro Inzúa, fundador de Discoteca Formación y especialista en el desarrollo de sistemas financieros, comerciales y de operación para eventos y proyectos culturales, nos compartió una ecuación clave en la creación de eventos, así como herramientas que nos ayudarán a hacernos la vida mucho más fácil cuando se trata de acomodar ideas y compartirlas con otros.

Solemos intuir que para realizar un evento, existen ciertas variables y cierta metodología a seguir. Sin embargo, cuando nos ponemos en mood creativo y fluye la pasión, suele ser difícil racionalizar nuestras ideas y solemos olvidarnos de esos factores que pueden actuar en nuestro favor en vez de ser nuestros enemigos eternos.

EL TRIÁNGULO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Es por ello que Álvaro enfatizó en memorizar que los objetivos, el tiempo y los costos son las tres variables que no debemos olvidar cuando arranquemos la planificación de nuestro evento, mismas que constituyen el triángulo de la administración de proyectos. Podemos comenzar por preguntarnos cuál es el objetivo de mi proyecto, festival o evento. Mientras más puntuales podamos ser con las respuestas, será más fácil trazar la ruta a seguir para alcanzarlo a través de plantear y ejecutar objetivos específicos. A su vez, podemos identificar los objetivos cuantitativos y los cualitativos a los que queremos llegar.

anti-class-02
Foto por: Aarón Rubio

Este ejercicio también funciona para los que tenemos proyectos que ya se ejecutan. Siempre es importante contar con algo que nos recuerde hacia dónde vamos y para qué. Y aunque suene obvio, lo cierto es que suele ser muy fácil perderse entre las posibilidades y generar escenarios que no son ideales para nuestro ejercicio. No por nada 70% de los errores de un proyecto se encuentran en los objetivos del mismo: al no tenerlos claros o no tener coherencia con el tiempo y los recursos. Por otro lado, el tiempo así como los recursos necesarios con lo que contamos para llegar a cumplir el objetivo que nos planteamos, son variables que podemos ajustar una vez definido el contexto en el que nos encontramos.

Tal vez no contamos con el dinero necesario para hacer crecer un proyecto en un mes, pero tal vez sí para desarrollarlo en un año, sin complicaciones. Para ello, debemos ser conscientes del tiempo que en verdad disponemos para lograr el objetivo. A más recurso, menor tiempo. A menor recurso, más tiempo necesitaremos para lograr el cometido. Uno de los errores frecuentes que solemos cometer es no considerar correctamente las horas laborales que le otorgaremos a trabajar en cada proyecto.

Es decir, aunque vivimos inmersos en horarios corridos de trabajo, lo cierto es que nuestras horas creativas y efectivas son menores a las ocho horas diarias laborales. El no realizar un cálculo real y funcional del tiempo genera que no se cumplan los objetivos y con ello, llega la frustración. Por eso, es importante ser consciente de ello antes de negociar con el factor tiempo.

SOBRE LA COMUNICACIÓN CIRCULAR

Uno de los problemas más recurrentes en todo equipo es cómo comunicar nuestras ideas, cómo logramos darles seguimiento y transformarlas en resultados. Para ello, Álvaro recomienda el uso de programas para realizar mapas mentales. De esta forma, podemos ser concisos y efectivos en la planeación y el equilibrio entre tiempo, recursos y objetivos. Por otro lado, el uso de plataformas gratuitas como Google Drive o Google Calendarfacilita la gestión de los proyectos al poder compartirlos y editarlos en tiempo real por todo el equipo, con la finalidad de crear una comunicación circular, incluyente y clara.

HACIA LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE PROYECTOS

La sesión con Álvaro dio espacio para pensar en el tema lúgubre de los costos. A veces, se cuenta con los objetivos y el tiempo para levantar una iniciativa pero la falta de recurso o la poca experiencia en la administración de los mismos nos lleva a panoramas obscuros y tristes. Sin embargo, ese tema se podrá explorar de la mano de Álvaro Hernández, director  administrativo del festival Mutek México y productor especializado en administración y gestión de fondos para eventos.

Stay tuned

Discoteca | Nodo | Fondeadora

En la primera sesión del Diplomado de Anti-producción de NODO en Discoteca Formación entramos al mundo de los conceptos que sin duda, crean un marco teórico que refuerza la experiencia en la práctica.   Por Susana Ds   Para hacer producciones, festivales o conferencias, no solemos buscar ayuda académica.

Es una actividad que desarrollamos, al principio, con lógica y mucha intuición. Después, aprendemos de los errores y la experiencia para mejorar la calidad de lo que presentamos. Sin embargo, sí existen conceptos y términos especializados que explican las dimensiones que puede alcanzar nuestro proyecto, lo que nos puede ayudar a tener una visión más integral de lo que hacemos.

Fue así como la primera sesión del Diplomado de Anti-producción de NODO en Discoteca Formación, impartida porAlfonso Muriedas y Claudia Sandoval, nos llevó a comprender conceptos que crean un marco teórico que refuerza la experiencia en la práctica, mismos que seguiremos desarrollando a lo largo de todo el curso.

¿FIELD-CONFIGURING EVENTS? APUNTES SOBRE UN CONCEPTO PECULIAR

Un FCE es el evento en sí mismo pero también es el resultado de toda la conversación que se detona, antes, durante y después del show.

nrmal-la-ruta-alternativa-para-todos-tus-sentidos-body-image-1458089525

Festival Nrmal 2016. Foto por Thump México

Un Field-Configuring Event (Evento configurador de campo, FCE por sus siglas en inglés) se define como esa organización temporal que se genera con diversos antecedentes profesionales y geográficos. Su duración es limitada y provee oportunidades, no necesariamente estructuradas, para interacción social cara a cara.

Es por ello que cualquier evento puede ser un FCE. Es decir, tu festival o tocada favorito puede ser un FCE. Los FCE también son ocasiones para intercambiar información, un espacio donde se construye escenas y te asumes como parte de ellas. Entonces, ¿cuál es la importancia de reconocer las actividades dentro de este concepto? La oportunidad de tener una visión más amplia del mismo.

Es decir, un FCE no sólo provoca un impacto en un lugar y tiempo en especifico, también ayuda a estimular un contexto fértil para generar recursos sociales que puedan implementarse en otro lugares y con otros propósitos. Un FCE es el evento en sí mismo pero también es el resultado de toda la conversación que se detona, antes, durante y después del show.

TOURNAMENTS OF VALUE: OFERTA Y CONSUMO

En paralelo a lo que se genera a partir de un FCE, durante el evento se desarrolla una dinámica que se asemeja al actuar del mercado. Cada asistente paga un boleto o decide acudir a un evento en donde tomará decisiones en todo momento: qué es lo que quiere ver, comer, escuchar. Cada elemento que integra al evento está en constante competencia con el talento y contenido que se encuentra en ese espacio-tiempo. Esto es lo que engloba el concepto Tournaments Of Value, (Torneos de valor) el cómo se comportan los agentes con el contenido que se presenta en el evento y cuales serán sus preferencias.

QUÉ IMPULSA LA TOMA DE DECISIONES: ¿EL CONTENIDO O EL MERCADO?

Por otro lado, es importante observar que, aunque todos los festivales, eventos culturales y demás tienen elementos en común, existe una diferencia entre aquellos que se desarrollan entorno al valor de sus contenidos y otros que programan el talento, actividades y otros elementos conforme lo dicta el mercado. Diferenciarlos no implica decidir cuál es de los modelos es mejor o peor: simplemente, es una forma de identificar qué es lo que buscamos ofrecer como productores.

GÉNESIS DEL EVENTO: ¿CÓMO COMENZAR?

Con el contexto establecido, podemos empezar a crear nuestro evento. Desde el talento hasta llegar a la audiencia, no hay que olvidar que la manera como conectes con todos los que integrarán la experiencia será decisiva en el resultado final. Por ello, bien podría servir preguntarnos. ¿qué ambiente me gustaría generar en mi evento? ¿Por qué valores de producción quiero que reconozcan mi festival? ¿Quiénes serán mis aliados?

Antes de marcar objetivos, es importante considerar qué es lo que buscamos al generar un evento. Mientras más noción se tenga de lo que se quiere aportar, más fácil será crear un concepto particular, sus alcances iniciales y lo que sí o no va dentro del mismo.

12742656_10153604788704118_6404920439666651221_n

¿Cuáles son esos elementos por los que reconoces a tu festival o evento favortio? Foto por: Rolling Stone

Está aproximación a conceptos teóricos, nos ayudurán a seguir interpretándolos a los largo de todo el diplomado de Anti-producción.

Stay Tuned

Discoteca  · Nodo · Fondeadora